Was kostet Betriebssoftware wirklich?
Die Frage klingt einfach, und trotzdem bekommen Sie darauf selten eine gerade Antwort. Meistens steht am Ende eines Verkaufsgesprächs ein Paketpreis, in dem Dinge stecken, die Sie nie anfassen werden. Also rechnen wir hier offen.
Der übliche Rechenfehler: alle zahlen alles
Der Standard in der Branche ist der Preis pro Benutzer für das gesamte System. Ein Betrieb mit zwölf Leuten kauft zwölf Vollzugänge – auch wenn nur zwei davon je eine Rechnung schreiben und nur drei Projekte planen.
Rechnen wir das an einem Betrieb mit zwölf Mitarbeitern durch. Bei einem typischen Komplettpreis von € 39,– pro Benutzer und Monat sind das € 468,– im Monat, also € 5.616,– im Jahr. Für Funktionen, die zum größten Teil ungenutzt bleiben.
Die Alternative: pro Modul zahlen, pro Modul zählen
Der ehrlichere Weg ist, jedes Modul einzeln zu mieten und pro Modul festzulegen, wie viele Leute damit tatsächlich arbeiten. Derselbe Betrieb sieht dann so aus:
| Modul | Benutzer | Preis | Summe |
|---|---|---|---|
| Kontaktverwaltung | 12 | € 25,– | € 300,– |
| Zeiterfassung | 12 | € 15,– | € 180,– |
| Aufträge | 4 | € 15,– | € 60,– |
| Rechnungen | 2 | € 15,– | € 30,– |
| Gesamt | € 570,– |
Interessant wird es, wenn man ehrlich streicht. Braucht wirklich jeder die Kontaktverwaltung? In den meisten Betrieben arbeiten damit vier bis sechs Personen im Innendienst. Mit sechs statt zwölf sind es € 420,– – und die Zeiterfassung bleibt für alle zwölf offen, weil dort tatsächlich jeder stempelt.
Der Punkt ist nicht, dass modular immer billiger wäre. Der Punkt ist, dass Sie sehen, wofür Sie zahlen, und dass Sie es monatlich ändern können.
Die Posten, die gerne untergehen
Beim Vergleichen lohnt es sich, gezielt nach vier Dingen zu fragen:
Einrichtungsgebühr. Vierstellige Beträge für „Onboarding" sind verbreitet. Fragen Sie, was genau dafür passiert und was davon Sie selbst erledigen können.
Speicher. Dokumentenmanagement klingt günstig, bis die Pläne und Fotos aus der Baustellendokumentation dazukommen. Klären Sie, wie viel Speicher inkludiert ist und was jedes weitere Gigabyte kostet.
Verbrauch. SMS, E-Mail-Versand, Schnittstellenaufrufe – alles, was pro Stück abgerechnet wird, taucht im Angebot selten auf.
Die Ausstiegskosten. Bekommen Sie Ihre Daten in einem Format zurück, mit dem jemand anderes weiterarbeiten kann? Wenn diese Frage im Verkaufsgespräch Unbehagen auslöst, wissen Sie genug.
Woran Sie merken, dass Sie zu viel zahlen
Drei Anzeichen, die in der Praxis gut funktionieren:
- Sie können nicht in einem Satz sagen, wofür die letzte Rechnung war.
- Es gibt Module, die seit über einem Jahr niemand geöffnet hat.
- Ihre Benutzerzahl ist seit dem Vertragsabschluss nie gesunken, obwohl Mitarbeiter gegangen sind.
Unsere Preise, damit Sie rechnen können
Bei 1Tool kostet die Kontaktverwaltung € 25,– pro Benutzer und Monat, die meisten übrigen Module € 15,–, einzelne € 10,–. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich anpassbar. Sie können sich das auf der Preisseite ansehen oder gleich im Bestellformular durchrechnen – dort tragen Sie pro Modul die Benutzeranzahl ein und sehen die Monatssumme sofort.
Und wenn dabei herauskommt, dass Sie weniger brauchen als gedacht: Sagen Sie uns das ruhig. Uns ist ein Betrieb, der drei Module lange nutzt, lieber als einer, der zehn bucht und nach einem Jahr kündigt.